Организация делового мероприятия – непростая задача. Человек, который выступает в роли организатора, должен четко понимать, как организовать деловое мероприятие, какое программное обеспечение использовать, а также уметь работать в команде.

Для того, чтобы успешно распродать билеты на мероприятие по оптимальным ценам, важно четко понимать ядро своей аудитории и ее платежеспособность. На основе личного общения, а также усредненного перечня особенностей профессионального сообщества, на которое рассчитано ваше мероприятие, составьте портреты ваших потенциальный клиентов. После этого, определив уровень цен на билеты, переходите к выбору билетного сервиса, через который будет организована реализация. Непосредственную продажу билетов лучше всего вести через один или несколько специализированных лендингов, рассчитанных на на конкретные типажи вашей целевой аудитории. Для каждого лендинга следует организовать отдельную воронку продаж, исходя из особенностей целевой аудитории.

Как организовать деловое мероприятие: руководство из 5 шагов

1. Разработать стратегию

Видение — основа успешного мероприятия. Речь идет об анализе того, как должно начинаться и заканчиваться мероприятие: от тем, затронутых спикерами, через доходы и участвующую публику до внимания СМИ.

Следующие пункты могут помочь:

1. Какова конечная цель мероприятия? Прежде всего, речь идет об изначальной причине, по которой все началось. Является ли цель собрать средства для дела? Запустить продукт? Повысить узнаваемость бренда? Сделать больше продаж? Сочетание более мелких целей? Важно определите поставленные цели и почему такое мероприятие является способом их достижения.
2. Кто участники? При планировании мероприятия важно определить, кто будет целевой аудиторией (возрастная группа, область знаний и умений, иерархический уровень). После того, как профиль будет создан, это поможет наметить приглашенных докладчиков, а также стратегии охвата и коммуникации мероприятия.
3. Сколько человек ожидается? Если мероприятие ежегодное, необходимо стараться ежегодно увеличивать количество участников. Если мероприятие такого типа организуется впервые, еще важнее определить необходимое количество участников, чтобы можно было измерить его успех. Стоит начать с изучения количества участников подобных мероприятий, проведенных в последние годы, чтобы понять, чего ожидать.
4. Каков ожидаемый доход? Что касается количества участников, то целью должен быть ежегодный рост. Ответ на этот вопрос поможет составить бюджет и определить, что необходимо сделать для амортизации расходов.

Хотя выбор тем, цветов и фирменного стиля является одним из самых увлекательных аспектов организации, и то, что часто приходит на ум, когда речь идет о планировании мероприятия, это стоит оставить на потом. Важно оставаться сосредоточенным на первых шагах и четко понимать причину события. Регистрировать все и сохранять заметки организованными в приложении или программном обеспечении для управления проектами.

2. Сформировать команду

После консолидации видения события пришло время начать собирать команду, которая сделает все это возможным. Организатор мероприятия отвечает за наем сотрудников для выполнения различных функций, которые будут делегированы, в том числе тех, которые требуют определенных технических навыков.

После создания команды должны быть установлены каналы связи, чтобы способствовать успешному сотрудничеству и хорошей динамике работы.

3. Определить бюджет

Нет денег, нет мероприятия.

Наличие подробного бюджета имеет решающее значение, независимо от того, составляется ли бизнес-план, представляется вариант мероприятия клиенту или планируются финансы.

Перечень основных расходов, подлежащих включению в бюджет, должен включать:

• Пространство (аренда комнаты, залог и парковка).
• Аудио- и видеотехника (проекторы, интернет/Wi-Fi, колонки, микрофоны и камеры).
• Обслуживание фуршета (бармены, официанты, еда, напитки, одежда и сервировка стола).
• Реклама (ПО для продвижения в соцсетях, печатные материалы и дизайнерские работы, а также ПО для управления регистрацией мероприятия)
• Развлечения (музыканты/ди-джеи, оплата выступающих, расходы на проживание и транспортные расходы)
• Прочие расходы (дополнительные расходы: включает оформление помещения, аренду стульев и столов, дополнительных сотрудников, налоги и сборы).

4. Выбрать место и дату

Перед началом поиска нужно составить составьте список необходимых практических аспектов, которые надо определить согласно целям мероприятия.

Вот некоторые рекомендуемые вопросы, которые можно задать, чтобы начать сеанс мозгового штурма:

• Какая парковка будет нужна? Есть ли поблизости стоянка такси или общественный транспорт?
• Доступно ли пространство для людей с ограниченной подвижностью?
• Имеется ли инфраструктура безопасности: огнетушители, аварийный выход и т. д.?
• Есть ли у компании собственное аудио- и видеооборудование или его предоставит локация?
• Есть ли в этом месте адекватный прием сотовой связи или нужно будет обеспечить подключение к Wi-Fi?
• Сколько физического пространства будет использоваться?
• Потребуется ли открытое пространство или сегментированные зоны/комнаты? (Если да, то сколько комнат?)
• Насколько заранее это место принимает бронирование? Будет ли свободное место в тот момент, который нужно?
• Каковы правила депозита, отмены и возврата?

5. Найти и вовлечь партнеров и спонсоров

Чтобы увеличить свой бюджет, следующим шагом будет поиск спонсоров и партнеров.

Помимо сокращения затрат, привлечение более крупных компаний может придать большей стабильности более мелкой операции и открыть рекламные каналы перед ранее недоступными участниками и повысить шансы на успех мероприятия. С большим количеством спонсоров мероприятие представляет гораздо меньший финансовый риск для компании-организатора.

Как только потенциальные посетители начинают видеть объявления и уведомления о мероприятии, необходима система для управления регистрацией. Важно убедиться, что на сайте есть регистрационное поле для регистрации участников и система сбора данных для хранения и управления ими всеми.

Понравилась эта новость? Подпишись на нас в соцсетях!