Электронная подпись давно стала ключевым инструментом для бизнеса. С её помощью заключают договоры, подают отчётность, взаимодействуют с госорганами. Но несмотря на широкое применение, компании до сих пор часто ошибаются при выборе подходящего вида подписи. Это приводит к проблемам: документы теряют юридическую силу, налоговая может не принять отчётность, а контрагенты оспаривают договоры.
Ошибка 1. Путать сферы применения
Закон различает три уровня подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и квалифицированная (КЭП). У каждой своё назначение. Многие путают их между собой. Например, расшифровка ПЭП — простая электронная подпись. Она подтверждает личность через пароль, SMS или e-mail и подходит для внутренних задач, но не для юридически значимых документов, где требуется криптографическая защита.
Ошибка 2. Игнорировать юридические требования
Некоторые считают, что любой вид подписи подходит для любых задач. Но, например, сдача отчётности в ФНС, подписание электронных счетов-фактур или участие в госзакупках требуют именно квалифицированной подписи. Если использовать более простой вариант, система просто не примет документы. Поэтому важно заранее разобраться, как выпустить электронную подпись, которая соответствует требованиям закона: получить сертификат можно в аккредитованном удостоверяющем центре или через сервис, предоставляющий удалённую идентификацию. У компаний также нередко возникает вопрос, обязателен ли электронный документооборот, и ответ зависит от сферы: для взаимодействия с государственными органами он фактически необходим, а для внутреннего обмена документами решение остаётся за работодателем.
Ошибка 3. Неверно распределять подписи по задачам
Для внутренних заявлений сотрудников достаточно ПЭП или УНЭП. Но для договоров с крупными суммами безопаснее применять КЭП. Ошибка работодателя в том, что они выбирают «универсальный» вариант без анализа. Это либо приводит к переплате за лишние сертификаты, либо, наоборот, лишает документы юридической силы.
Ошибка 4. Недооценивать человеческий фактор
Даже если компания выбрала правильный тип подписи, сотрудники могут неправильно её использовать: хранить ключи на общих компьютерах, пересылать их по почте или делиться доступом друг с другом. Поэтому важно не только внедрить систему, но и объяснить персоналу, зачем она нужна, какие бывают виды электронных подписей и как ими правильно пользоваться. Осознанное использование снижает риски утечек и ошибок.
Ошибка 5. Забывать о сроках действия и обновлении
Сертификаты подписи действуют ограниченное время (обычно год). Если не отслеживать сроки и не обновлять их вовремя, документы в нужный момент просто не подпишутся. Это может сорвать сделку или отчётность.
Электронная подпись — это не универсальный инструмент «на все случаи жизни», а система с разными уровнями защиты и сферами применения. Ошибки при её выборе ведут к серьёзным последствиям: от отказа в приёме документов до судебных споров. Чтобы этого избежать, важно разбираться в видах подписей и выстраивать грамотные процессы работы с ними.